Kvalifikační standard

Autorizující orgán: Ministerstvo práce a sociálních věcí
Skupina oborů: Ekonomie
Povolání: Asistentka
Platnost standardu: Od 19.6.2020 do neomezeně
Možnosti zkoušky: Do 19.8.2020 lze zkoušet i podle předchozího standardu, pokud byl termín stanoven před 19.6.2020.
Kvalifikační úroveň: 4

Kvalifikační standard

Název odborné způsobilosti Úroveň

Vedení administrativy a práce s výpočetní technikou

Kritéria hodnocení Způsob ověření
a Vyhledat a zpracovat data, připravit prezentaci s využitím textového editoru, tabulkového procesoru, internetu a softwaru pro tvorbu prezentací Praktické předvedení a ústní ověření
b Vytvořit zápis z průběhu pracovní porady Praktické předvedení a ústní ověření
c Zpracovat a vyřídit samostatně korespondenci a vyhotovit podnikové písemnosti podle odborného zařazení v organizačním systému a podle platných norem Praktické předvedení a ústní ověření
d Vyhotovit písemnosti v souladu s ČSN 01 6910 (Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory) v platném znění Praktické předvedení
e Použít elektronickou poštu a komunikovat prostřednictvím datových schránek Praktické předvedení a ústní ověření
f Vysvětlit základy řízení a organizace práce v sekretariátu Ústní ověření
g Napsat text na PC rychlostí minimálně 120 čistých úhozů za minutu Praktické předvedení
h Předvést plánování času a vedení kalendáře nadřízeného pracovníka na období 14 dní Praktické předvedení a ústní ověření
i Předvést vedení kontaktů nadřízeného pracovníka Praktické předvedení
j Předvést sledování úkolů Praktické předvedení a ústní ověření
Je třeba splnit všechna kritéria.
4

Orientace v základních ekonomických pojmech

Kritéria hodnocení Způsob ověření
a Orientovat se v základních ekonomických pojmech Písemné ověření
b Orientovat se v základních principech fungování trhu Písemné ověření
Je třeba splnit obě kritéria.
4

Uplatňování firemních procesů

Kritéria hodnocení Způsob ověření
a Orientovat se v obecných zásadách firemní kultury a její aplikace ve firmě Písemné ověření
b Uvést příklad firemní kultury Ústní ověření
Je třeba splnit obě kritéria.
4

Komunikace v rámci sekretariátu

Kritéria hodnocení Způsob ověření
a Prokázat znalost českého jazyka slovem i písmem Praktické předvedení a ústní ověření
b Vysvětlit pravidla efektivního telefonování, aplikovat tato pravidla při simulovaném telefonním hovoru Praktické předvedení a ústní ověření
c Vyřešit konfliktní situaci související s plněním úkolů asistentky/sekretářky Praktické předvedení
Je třeba splnit všechna kritéria.
4

Vystupování v souladu s pravidly společenského styku

Kritéria hodnocení Způsob ověření
a Vysvětlit a předvést aplikaci základních pravidel společenského kontaktu v pracovním prostředí Praktické předvedení a ústní ověření
b Charakterizovat základní společenské aktivity realizované ve firemní praxi Ústní ověření
c Vysvětlit zásady profesionálního vystupování asistentky/sekretářky ve firmě Ústní ověření
d Uvést a demonstrovat základní pravidla pro podávání drobného občerstvení v pracovním prostředí Praktické předvedení a ústní ověření
Je třeba splnit všechna kritéria.
3

Orientace v legislativních pravidlech pro zacházení s osobními a důvěrnými údaji

Kritéria hodnocení Způsob ověření
a Vysvětlit pravidla pro příjem a evidování korespondence, smluv a dalších firemních dokumentů Ústní ověření
b Vysvětlit pravidla pro rozdělování, vyřizování a odesílání korespondence, smluv a dalších firemních dokumentů Ústní ověření
c Vysvětlit pravidla pro ukládání a archivaci korespondence, smluv a dalších firemních dokumentů Ústní ověření
d Vysvětlit základní pravidla a postupy skartačního řízení Ústní ověření
e Orientovat se v zákoně o ochraně osobních údajů v platném znění Písemné ověření
f Orientovat se v zákoně o archivnictví a spisové službě v platném znění Písemné ověření
g Vysvětlit principy vedení spisové služby Ústní ověření
Je třeba splnit všechna kritéria.
4

Pokyny k realizaci zkoušky

Autorizovaná osoba informuje, které doklady musí uchazeč předložit, aby zkouška proběhla v souladu s platnými právními předpisy.

Před zahájením vlastního ověřování musí být uchazeč seznámen s pracovištěm a s požadavky bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a požární ochrany (PO), o čemž bude autorizovanou osobou vyhotoven a uchazečem podepsán písemný záznam.

 

Autorizovaná osoba, resp. autorizovaný zástupce autorizované osoby, je oprávněna předčasně ukončit zkoušku, pokud vyhodnotí, že v důsledku činnosti uchazeče bezprostředně došlo k ohrožení nebo bezprostředně hrozí nebezpečí ohrožení zdraví, života a majetku či životního prostředí. Zdůvodnění předčasného ukončení zkoušky uvede AOs do Záznamu o průběhu a výsledku zkoušky. Uchazeč může ukončit zkoušku kdykoliv v jejím průběhu, a to na vlastní žádost.

 

Zdravotní způsobilost pro vykonání zkoušky není vyžadována.

Písemné ověření kritérií:

  • kompetence Orientace v základních ekonomických pojmech, kritéria a) a b)
  • kompetence Uplatňování firemních procesů, kritérium a)
  • kompetence Orientace v legislativních pravidlech pro zacházení s osobními a důvěrnými údaji, kritéria e) a f)

musí být ověřeny formou testu.

 

Pravidla pro aplikaci písemných testů jako způsobu ověřování:

Soubor otázek pro testy stanovuje autorizovaná osoba podle požadavků hodnoticího standardu. Musí přitom splňovat následující pravidla:

A. Testy pro jednotlivé uchazeče musí být generovány z dostatečně velkého souboru otázek, aby bylo umožněno řádově několik desítek různě sestavených testů.

B. Při každé zkoušce musí být ověřeny všechny kompetence kvalifikačního standardu. To znamená, že v případě, kdy se některé kompetence nebo kritéria ověřují pomocí testů, musí být splněné následující dvě podmínky:

B1. Pro celkový soubor otázek, z něhož se generují jednotlivé testy:

Pro každé kritérium existuje několik otázek.

B2. Pro jednotlivé vygenerované testy:

Každý uchazeč má ve svém testu pro každé kritérium (u něhož je test způsobem ověření a v návaznosti na pokyn o tom, která kritéria je třeba u zkoušky splnit) alespoň jednu otázku.

B3. Pro úspěšné splnění požadavků testu:

Za úspěšné splnění testu se považuje 70 % správně zodpovězených otázek s tím, že pro každé kritérium musí být správně zodpovězeno alespoň 50 % otázek.

Rozsah testu je 20 otázek a doba na jeho vypracování je 30 minut. Autorizovaná osoba musí mít připravený soubor testových úloh v rozsahu minimálně 80 otázek s tím, že na každé výše uvedené kritérium připadá 16 otázek.

 

Pokyny k praktickému předvedení:

 

V případě, že je pro ověření kritéria předepsáno praktické předvedení a ústní ověření, uchazeč splní praktickou část kritéria a následně zodpoví dotazy autorizované osoby.

 

 

Pokyny k ověření některých konkrétních kompetencí:

 

Vedení administrativy a práce s výpočetní technikou

  • kritérium a): pro posouzení tohoto kritéria AOs zadá uchazeči společensky aktuální téma k vyhledání podkladů a zpracování „prezentace pro zaměstnance“ o rozsahu min. čtyř snímků.
  • kritérium b): pro posouzení tohoto kritéria připraví uchazeč zápis z pracovní porady - za tímto účelem obdrží od autorizované osoby audio/video nahrávku v rozsahu 15-20 min. V případě audio nahrávky má uchazeč k dispozici přehrávací zařízení (diktafon), během tvorby zápisu s ním aktivně pracuje. V případě videonahrávky uchazeč shlédne nahrávku, dělá si poznámky a následně na základě vlastních poznámek zpracuje zápis.
  • kritérium c): pro posouzení tohoto kritéria připraví uchazeč na zadání autorizované osoby např. Interní sdělení, Rozhodnutí ředitele, Rozhodnutí vlastníka apod. Autorizovaná osoba může zadat i jiný dokument související s provozem organizace
  • kritérium e): AOs zadá (nadiktuje) uchazeči text, který představuje e-mail fyzické osoby jiným dvěma adresátům (fyzickým osobám nebo právnické osobě/úřadu) s přílohou, jedním adresátem v kopii a jedním ve skryté kopii. Uchazeč dále popíše, zda a jak by shodný text odeslal datovou schránkou a jaký je mezi těmito dvěma způsoby komunikace rozdíl. AOs dále zadá (nadiktuje) uchazeči text o rozsahu min. dvou odstavců, který představuje dopis fyzické osoby právnické osobě/úřadu s přílohou, přičemž dokument musí obsahovat datum, oslovení, předmět, adresu, pozdrav, podpis a razítko. V textu se musí vyskytovat text v závorkách a text v uvozovkách, telefonní číslo, číslo bankovního účtu, dvě značky měn a výčet.
  • kritérium f): pro posouzení tohoto kritéria popíše uchazeč proces zajišťování kancelářského vybavení, materiálu a potřeb sekretariátu, vedení prostředků na drobné výdaje sekretariátu a jejich vyúčtování, zajišťování agendy cestovních náhrad v rámci sekretariátu
  • kritérium g): uchazeč opisuje text po dobu 5 minut. Za každou chybu je odečteno 10 úhozů.

 

 

Uplatňování firemních procesů

  • kritérium a): pro ověření tohoto kritéria prokáže uchazeč znalost obecných pravidel (např. dress code, marketingové aktivity apod.) a konkrétních situací ve firmě (např. akce pro zaměstnance, oslovování a pod.)

 

Komunikace v rámci sekretariátu

  • kritérium a): pro ověření tohoto kritéria se použije veškerý text, který uchazeč u zkoušky vytvoří. Je přípustná 1 hrubá pravopisná chyba na započatou normostranu textu. U mluveného projevu posoudí autorizovaná osoba srozumitelnost a plynulost řeči.

 

Vystupování v souladu s pravidly společenského styku

  • kritérium a): pro ověření tohoto kritéria uchazeč předvede a okomentuje situce, jako např.: zdravení, představování, oslovování, zasedací pořádek a další
  • kritérium d): pro ověření tohoto kritéria uchazeč předvede a popíše, jak nabídnout a servírovat např. kávu či drobné občerstvení při pracovní schůzce, poradě apod.

Na tvorbě standardu se podíleli

Kvalifikační standard profesní kvalifikace připravila SR pro management a administrativu, ustavená a licencovaná pro tuto činnost HK ČR a SP ČR.

 

Na tvorbě se dále podílely subjekty zastoupené v pracovní skupině:

Chemoprojekt, a. s.

Centrum andragogiky HK

NIKA Logistics, a. s.